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Documentos privados de origen mercantil

Documentos privados de origen mercantil
La Factura
Letra de Cambio
Liquidación de compra
Orden de Compra
Nota de crédito
Guía de remisión
Recibos
Carta de crédito
Pagaré
Nota de pedido
Cheque
Cartas de créditos documentarios
Fianza
La Factura
Es un documento tributario de compra y venta que registra la transacción comercial obligatoria y aceptada por ley. Este comprobante tiene para acreditar la venta de mercaderías u otros afectos, porque con ella queda concluida la operación.
La factura tiene por finalidad acreditar la transferencia de bienes, La Factura suele definirse como “el documento o recibo entregado por el vendedor al comprador, como prueba de que éste ha adquirido una mercancía determinada o recibido un servicio a un precio dado, y que representa, por lo tanto, un derecho de cobro a favor del vendedor.
La Factura es un documento de uso frecuente en el cual se registran diversos datos que permiten identificar un negocio jurídico concreto, como por ejemplo; la venta de un bien, el pago de un canon de arrendamiento, la prestación de un servicio, la fabricación de un producto, entre otros. Normalmente, la factura describe la naturaleza, la calidad y las condiciones de una mercancía o de un servicio; el precio y los eventuales descuentos que se conceden sobre el mismo; las condiciones de pago o de la contraprestación correspondiente que hayan pactado previamente las partes; quien fabrica o suministra el bien o quien presta el servicio; y, en general, en el que se hacen todas las anotaciones usuales y pertinentes para describir el negocio jurídico en virtud del cual dicho documento ha sido emitido. Es posible que la factura se emita como consecuencia de la ejecución de un contrato escrito, previamente celebrado por las partes que intervienen en el negocio jurídico, pero no es poco usual que la factura misma contenga el convenio entre las partes o que se emita como consecuencia de un contrato verbal.
IMPORTANCIA
USO
Se emitieron en los siguientes casos:
Cuando la operación se realice con sujetos del Impuesto General a las Ventas que tengan derecho al crédito fiscal.
Cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar gasto o costo para efecto tributario.
En los servicios de comisión mercantil presentados a sujetos no domiciliados, en relación con la venta en el país de bienes provenientes del exterior, siempre que el comisionista actúe como intermediario entre un sujeto domiciliado en el país y otro no domiciliado la comisión no pagada al exterior.
Sólo emitirán a favor del adquiriente o usuario que posea número de Registro Unico de Contribuyente RUC, exceptuándose de este requisito a las operaciones de exportación.
CLASES DE FACTURAS
Se clasifican por el lugar a donde se realizan las operaciones de compra venta de exportación:
Se llama factura de plaza a la que se extiende cuando las ventas se realizan en la localidad donde radica el vendedor; por ejemplo: Si nosotros compramos mercaderías a la casa Milne y CIa para venderlas en un establecimiento ubicado en Lima. La factura de plaza no ocasiona ningún gasto como transportes, embalaje , etc.
Factura de Extensión
Se llama factura de expedición a la que se extiende cuando la venta se realiza a compradores en créditos; .
CARACTERÍSTICAS
La factura conformada tiene las siguientes características:
Se origina en la compra venta de mercaderías, así como en otras modalidades contractuales de transferencia de la propiedad de bienes susceptibles de ser afectados en prenda, en las que se acuerde el pago diferido del precio;
El objeto de la compra venta u otras relaciones contractuales antes referidas debe ser mercaderías o bienes de comercio distintos a dinero, no sujetos a registro;
Los bienes y mercaderías pueden ser fungibles o no, identificables o no. No deben estar sujetos a carga o gravamen alguno, salvo al que el titulo representa;
La conformidad puesta por el comprador o adquiriente en el texto del título se muestra por sí sola y sin admitirse prueba en contrario, que éste recibió la mercadería o bienes descritos en la Factura Conformada, a su total satisfacción;
Sólo una vez que cuente con la conformidad, el título puede ser objetivo de transmisión;
Desde su conformidad, representa además del crédito consistente en el saldo del precio señalado en el mismo título, el derecho real de prenda que queda constituida sobre toda la mercadería y bienes descritos en el mismo documento, a favor de tenedor;
Dimensiones mínimas: ventiúm (21) centímetros de ancho y catorce (14) centímetros de alto.
Copias: La primera y segunda copias serán expedidas mediante el empleo de papel carbón, carbonado o autocopiado químico;
Leyenda relativa al no otorgamiento de crédito fiscal de las copias será impresa diagonal y horizontalmente y en caracteres destacados, salvo en la facturas por operaciones de exportación, en las cuales no será necesario imprimir dicha leyenda.
Dentro de un recuadro cuyas dimensiones mínimas serán de cuatro (4) centímetros de alto por ocho (8) centímetros de ancho, enmarcado por un filete, deberán ser impresos únicamente, el número de RUC, la denominación del comprobante de pago y su numeración.
Dicho recuadro estará ubicado en el extremo superior derecho del comprobante de pago.
La factura tiene por finalidad acreditar la transferencia de bienes, la entrega en uso o la prestación de servicios cuando la operación se realice con sujetos del Impuesto General a las Ventas que tengan derecho al crédito fiscal. Asimismo cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar gastos y costos para efecto tributario y en el caso de operaciones de exportación.
Se le denomina Factura Fiscal, ha aquella Factura que proporciona información sobre las operaciones económicas de los sujetos pasivos (empresarios, comerciantes y profesionales) y de terceros, al fisco (Sujeto Activo) facilitando así; las labores de control, recaudación de los impuestos, y verificación e investigación fiscal.
Naturaleza Jurídica
La Factura es, desde el punto de vista de su naturaleza jurídica, un documento. En derecho y según Devis Echandía[2]un documento es “toda cosa que sea producto de un acto humano, perceptible con los sentidos de la vista y del tacto, que sirve de prueba histórica indirecta y representativa de un hecho cualquiera”. Lo que interesa destacar es que la factura, cualquiera sea su forma exterior, es un documento, o sea, un objeto creado por el hombre para representar, reproducir o dejar constancia histórica de un hecho que es jurídicamente relevante. Por esa capacidad de representación, la factura fiscal y los documentos equivalentes gozan de la misma naturaleza jurídica que la factura mercantil. Para que esta factura, adquiera la condición de “Documento”, en sentido propio, es preciso que contenga un mensaje, es decir, que en ella se reflejen ciertos hechos o recoja declaraciones deconocimiento con trascendencia tributaria.
El “documento” en sí, puede cumplir varias funciones jurídicas. Existen documentos necesarios para la existencia o validez de actos jurídicos, cuya naturaleza jurídica es mixta, por ser a un mismo tiempo, constitutivos del derecho y medios de prueba, tanto dentro como fuera del proceso; mientras que otros, sin duda la gran mayoría, tienen un valor jurídico de instrumento probatorio. Ahora bien, puede suceder que el documento no sea necesario para adquirir validamente un derecho, pero sí para ejercitarlo, bien sea en un proceso o extrajudicialmente, o que simplemente sea útil para facilitar el cumplimiento de una obligación.
La Factura Fiscal como Deber Formal
Para la Administración tributaria, resulta conveniente que los contribuyentes le provean de documentos que le permitan obtener de forma fácil y segura la prueba de sus operaciones comerciales y los créditos y debitos fiscales derivados del Impuesto al Valor Agregado. La Factura, es el documento idóneo, pues tratándose de un gravamen a determinadas operaciones comerciales e intercambios de bienes y servicios de diaria concurrencia, su contenido resulta mas fiel que cualquier otro comprobante privado y mas seguro que un conjunto de indicios o testimonios, cuando ésta es clara, autentica, exacta y reúne todos y cada uno de los requisitos proclamados por la ley como necesarios para otorgarle pleno valor a su contenido. Así pues, es por una razón de facilidad probatoria y de evidente control fiscal que el Código Orgánico Tributario establece como deber formal de contribuyentes, responsables y terceros, la emisión de facturas y documentos equivalentes.
Es un Deber Formal, aquella obligación tributaria impuesta por la ley (Código Orgánico Tributario) a los contribuyentes, responsables o terceros. Entre los Deberes Formales, se encuentra el Deber de; emitir los documentos exigidos por las leyes tributarias especiales, cumpliendo con los requisitos y formalidades en ellas requeridas. Para lo cual la Administración Tributaria, en ejercicio de su potestad normativa, se ha dado a la tarea de regular losprocedimientos para la emisión y elaboración de las facturas y de otros documentos similares o equivalentes, estableciendo exigencias no sólo en cuanto a los requisitos formales que tales documentos deben contener, si no también, en todo lo que tiene que ver con su valoración como prueba de las operaciones en ellos contenidos.
Los deberes de facturación, adquieren relevancia y eficacia diversa como deber formal de los contribuyentes y responsables, dependiendo del impuesto en el que se encuentren disciplinados; ya sea en el campo del impuesto sobre la renta (I.S.L.R) o del impuesto al valor agregado (I.V.A).
Junto al deber fundamental de emitir la factura fiscal, existen otros deberes que o bien son complementarios o bien son conexos a la emisión. Los deberes complementarios dotan de sentido y razón de ser al acto mismo de la emisión, y permiten el exacto y cabal cumplimiento de este deber. Estos deberes complementarios son el de entregar la factura fiscal al adquiriente del bien o al receptor del servicio, y el de conservar un ejemplar de la factura emitida, como prueba de emisión. Por su parte, el deber conexo al emitir la factura fiscal, es el de rectificarla. Es un deber conexo en el sentido de que su cumplimiento es aleatorio o accidental, puesto que sólo será exigible en la medida en que la factura fiscal adolezca de algún error.
Letra de Cambio
La letra de cambio es un documento de crédito que sirve para respaldar las operaciones comerciales realizadas a plazos, la letra de cambio es una orden de pago escrita, por la cual una persona llamada deudor o cargo debe pagar a su vencimiento al tenedor del documento.
La letra de cambio históricamente ha surgido, debido a exigencias económicas, que necesitaban de un medio acto para satisfacerlas teniendo en cuenta las múltiples relaciones recíprocas entre los individuos.
Dentro de la clasificación de los títulos – valores en causales y abstractos, la letra de cambio viene a ser título – valor abstracto. Con este mismo criterio la letra es un título -valor esencialmente de crédito, es decir, que contiene una operación crediticia que debe satisfacerse mediante el pago de una cantidad de dinero, en un tiempo determinado.
Igualmente la letra de cambio es título- valor a la orden, o sea que se puede transferir mediante endoso; aun cuando no figure la cláusula a la orden, la letra es un documento circulante, por tanto puede tener una serie continuada de endosos.
Es titulo que origina obligaciones solidarias de todos los que han firmado la letra, frente al ultimo tenedor; al igual que participa también de las otras características de los demás títulos- valores.
La principal diferencia entre los títulos – valores causales y abstractos estaría, no en que en ellos se expresa o la causa que les a dado origen; sino en que el título abstracto está desvinculado de la relación subyacente, siendo indiferente que esta relación sea o no mencionada en él, es decir, que la causa debendi no está vinculada ni indicada mientras que en los títulos causales si lo está.
Liquidación de compra
La Liquidación de Compra es un documento que acredita las adquisiciones que efectúen las personas naturales o jurídicas, sociedadesconyugales, sucesiones indivisas, sociedades de hecho y otros entes colectivos a productos y/o acopiadoras (Persona Natural) de productos primarios derivados de la actividad agropecuaria y pesca artesanal, de productos silvestres, minería. Siempre que éstas (reiteramos, personas naturales) no otorguen comprobante de pago por estar imposibilitados de obtener número de RUC.
USOS
Se emitirán en los casos señalados en el numeral del Art. 6 y cuando la ley o la administración tributaria lo determine.
Podrán ser empleados para sustentar gastos o costos para efecto tributario.
Permitirán ejercer el derecho al crédito fiscal siempre que se cumpla con lo establecido en el manual.
Orden de Compra
Es un documento similar a la nota de pedido, se utiliza para solicitar mercaderías a un determinado proveedor cuando se encuentran en una misma localidad y el proveedor no envía vendedores para ofrecer el producto.
Es el documento formal que utiliza el departamento de compras para solicitar la mercadería que requiere. Debe ser concreto, claro y específico en lo que se solicita.
Antes de emitir la orden de compra, debe enviarse una solicitud de cotización a cada uno de los proveedores que pueden abastecernos de las mercaderías requeridas las cotizaciones por los proveedores se procederá a emitir la orden de compra a nombre del proveedor elegido.
USO
Se extiende el documento por duplicado el original se envía al proveedor y la copia queda en la empresa que solicita la mercadería.
Nota de crédito
DEFINICIÓN
La Nota de Crédito será emitida al mismo adquiriente o usuario para modificar comprobante de pago emitidas con anterioridad. Específicamente para disminuir (abonar o acreditar) el importe de una factura a la que no se le ha considerado oportunamente ciertos descuentos o que por pronto pago se deba conceder un determinado descuento, así como por la anulación de operaciones.
Guía de remisión
Es un documento que se emplea en el comercio para enviar las mercaderías solicitadas por el cliente según su Nota de Pedido y este se encuentra impreso y membretado, según necesidad de la Empresa sirve para que el comercio tenga testimonio de los artículos que han entregado en las condiciones solicitadas y aprobado por el departamento de venta.
Este documento se extiende por duplicado o triplicado según la necesidad de la empresa, por lo general es práctico que sea un talonario con 3 copias una queda en el talonario para la empresa que vende, la otra es entregada al cliente junto con las mercaderías; y la tercera es devuelta con la firma de conformidad del cliente, en el que certifica haber recibido conforme.
USO
El que emite es el remitente ya sea persona natural o jurídica, el que envía el bien.
El documento se debe emitir un original y 3 copias.
El transportista está en la obligación de conservar una copia para SUNAT y para mantener una copia en archivo.
Recibos
DEFINICIÓN
El recibo es un documento, mediante el cual una persona acredita haber recibido de otra una determinada suma de dinero en efectivo o en especie y sirve de comprobante de pago.
EL VALE
DEFINICIÓN
Es un documento que contiene una promesa escrita en el cual una persona se obliga al pago de una suma determinada. También se define como una nota escrita que una persona manda a otra a fin de que mercaderías o dinero por cuenta del firmante del documento.
Carta de crédito
Son aquellas que los comerciantes dirigen a otros corresponsal o clientes suyos.
USO
Se entregan cartas de crédito a los socios de las compañías.
A señores empleados y viajeros cuando salen a otras plazas o cuando salen del país.
La carta de crédito es para facilitar fondos a los viajeros a medida que va necesitando.
Las personas que necesitan viajar y llegar cantidades considerables de dinero, para evitar riesgos entrega a un comerciante o banquero cierta cantidad de una carta de crédito a su favor por el importe que deposita.
Pagaré
Es un título- valor de circulación y aparece como forma impropia del contrato de cambio que contenía intereses.
Es un documento de crédito al igual que la letra de cambio, con la promesa pura y simple de pagar una suma de dinero, en un determinado tiempo.
A diferencia de la letra de cambio, que es un documento de orden abstracto, el pagaré es un título- valor de origen causal, es decir que en documento se podrá pactar los intereses, puede incluirse la causa que da origen al pagaré, como también podrá incluirse la garantía con la cual se afianza la obligación.
Es por esta razón seguramente, que el pagaré es más utilizado que la letra de cambio, en los bancos e instituciones financieras, por cuanto el propio pagaré podrán pactar los intereses y garantizar la obligación mediante el aval, en otras palabras diremos que es un título- valor más completo que la letra de cambio.
El cheque es un documento de pago inmediato, a diferencia de la letra de cambio y el pagaré, que son documentos de crédito.
Orden de pago pura y simple librada al banco, en el cual el librador tiene fondos depositados en cuenta corriente; o autorización para girar en cuenta corriente con sobregiro.
DIFERENCIA ENTRE PAGARÉ Y LETRA DE CAMBIO
La diferencia sustancial y más sobresaliente en el pagaré, respecto a la letra de cambio, es que mientras esta última es de orden abstracto (es decir que no se indica la causa que la origina ni se pueden pactar los intereses) en el pagaré si se puede indicar la causa que lo origina pactar los intereses y afianzar la obligación.
Por ello, como ya dijéramos anteriormente, la preferencia que tienen por el pagaré las instituciones de crédito, como son los bancos, las mutuales, financieras, etc.
Nota de pedido
Es el documento que utilizan las empresas, para que a través de él, los clientes soliciten los artículos deseados.
Se extienden por duplicado o triplicado, según las necesidades de la empresa, el original queda para la empresa proveedora y la copia se entrega al cliente para que pueda controlar su pedido.
Dicho documento es emitido por la empresa proveedora, con fines de control interno dentro de su negocio.
USO
Se extiende por duplicado o triplicado el original queda para la empresa proveedora y las copias se entrega al cliente para que pueda controlar su pedido.
En este documento se indica la cantidad, calidad, precio unitario y condiciones en que se solicitan las mercaderías en calidad de venta.
Cheque
DEFINICIÓN
El cheque es un documento de pago inmediato, a diferencia de la letra de cambio y el pagaré, que son documentos de crédito.
Orden de pago pura y simple librada al banco, en el cual el librador tiene fondos depositados en cuenta corriente; o autorización para girar en cuenta corriente con sobregiro.
Los cheques son girados a cargo de los bancos; quienes entregan talonarios numerados en serie. También dichos talonarios pueden ser mandados a confeccionar por el librador, pero previa autorización del banco correspondiente. Para librar o girar un cheque el girador debe tener los fondos suficientes o sobre giro que le otorga el banco.
Cartas de créditos documentarios
DEFINICIÓN
Por crédito entiéndase al documento o título comercial, mediante el cual el emisor generalmente un banco por cuenta y orden de un cliente (el importador) se compromete a pagar o hacer pagar (generalmente a través de otro banco) a un beneficiario (el exportador) con sujeción a las condiciones y términos del mismo una determinada suma o importe.
Ordenante – Importador
Emisor – Banco del Importador
Notificador – Banco corresponsal
(generalmente del exportador)
El crédito es la evidencia al compromiso legal ineludible en virtud del cual el emisor debe pagar o hacer pagar al beneficiario, una vez que éste último cumpla con las condiciones y términos estipulados.
Dicho de otro modo el crédito significa para el beneficiario, la garantía de un banco para el ordenante, también la garantía que el pago sólo se realiza una vez efectuado el embarque, siempre y cuando se cumplan con las condiciones estipuladas.
El crédito también cumple un rol como medio de financiación, tanto para el ordenante como para el beneficiario.
El crédito constituye una transacción u operación totalmente independiente, diferente y distinto de las compra-ventas de las mercaderías y de los contratos sobre los cuales suelen estar basados pero que le son del todo ajenos y extraños.
Es decir, en las transacciones u operaciones con créditos todas las partes interesadas manejan sólo documentos, nunca mercaderías.
Fianza
DEFINICIÓN
Por la fianza, el fiador se obliga frente al acreedor a cumplir determinada prestación, en garantía de una obligación ajena, si esta no es cumplida por el deudor.
La fianza puede constituirse no solo a favor del deudor sino de otro fiador.
Nota de Débito: Llámese así a la comunicación que envía un comerciante a su cliente, en la que le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que la misma indica. Este documento incrementa la deuda, ya sea por un error en la facturación, interés por pago fuera de término, etc.
Varios son los casos en que se utiliza este documento, siendo algunos de ellos los siguientes:
En los bancos: cuando se carga al cliente de una comisión o sellado que se aplicó a un cheque depositado y girado sobre una plaza del interior.
En los comercios: cuando se pagó el flete por envío de una mercadería; cuando se debitan intereses, sellados y comisiones sobre documentos, etc.
Cuando el vendedor quiere poner en conocimiento al comprador de que ha cargado en su cuenta un importe determinado, emite una Nota de Débito.
Las causas que generan su emisión pueden ser:
Error en menos en la facturación.
Intereses.
Gastos por fletes.
Gastos bancarios, entre otros.
La Nota de Débito siempre origina un aumento en la cuenta del comprador, por lo tanto es un documento registrable.
Nota de Crédito: Es el documento en el cual el comerciante envía a su cliente, con el objeto de comunicar la acreditación en su cuenta una determinada cantidad, por el motivo expresado en la misma. Algunos casos en que se emplea: roturas de mercaderías vendidas, rebajas de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso de facturación.
Es el documento que el vendedor confecciona y remite al comprador para ponerlo en conocimiento de que ha descargado de su cuenta un importe determinado, por alguno de los siguientes motivos:
Error en más en la facturación.
Otorgamiento de bonificaciones o descuentos.
Devolución de mercaderías.
La Nota de Crédito siempre origina una disminución en la cuenta del comprador o deudor, por lo tanto es un documento registrable.
Valor Probatorio de la Factura Fiscal
Desde el punto de vista tributario, la fe que merece la factura fiscal dependerá en gran medida del cumplimiento de las normas sobre facturación. En efecto, para que su eficacia probatoria sea reconocida debe provenir de un contribuyente y haberse verificado su legitimidad o autenticidad por el funcionario fiscalizador en el procedimiento de determinación de oficio sobre base cierta; además debe estar completa, esto es reunir todos los requisitos legales y reglamentarios y estar libre de todo defecto que le quite credibilidad o exactitud a su contenido y que no existan otras pruebas que la contradigan o que hagan presumir que es falsa o no fidedigna.
Es por ello que, se han dispuesto una serie de formalidades con las cuales la factura debe cumplir; así como también requisitos para su elaboración y emisión. El conocimiento de estas Normas Generales de Emisión de Facturas y Otros Documentos, publicada en la Providencia Administrativa Nº SNAT/2008-0257, dictada por la Superintendencia Nacional Aduanera y Tributaria del Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria; son las que van a permitir que los contribuyentes obligados a emitir facturas, órdenes de entrega o guías de despacho, notas de debito y notas de crédito, puedan cumplir correctamente con lo dispuesto en ella; evitando así incurrir en ilícitos tributarios.
Factura con omisiones formales
La problemática de la existencia de créditos fiscales desde el punto de vista probatorio, se presenta cuando la Administración Tributaria le atribuye a la factura completa la categoría de prueba tasada de valoración, en el entendido de que sólo aquellas facturas o documentos equivalentes que cumplan con los requisitos legales o reglamentarios, podrán otorgar el derecho a la deducción de las cuotas de impuesto soportadas, fundamentándose para ello en el único aparte del Artículo 30 de la Ley del IVA. Y el incumplimiento de tales deberes formales conlleva al rechazo de los créditos fiscales.
Por ejemplo, tal y como está configurado el Impuesto al valor agregado, la capacidad contributiva que quiere gravarse es la del consumidor final y no la de los empresarios o profesionales, de tal suerte que si uno de estos no puede deducirse la cuota soportada, por no poseer una factura completa, jurídicamente serán éstos los incididos por el impuesto, con lo cual se estaría gravando la capacidad económica de un sujeto que no está obligado a soportar la carga tributaria, de modo que la única solución “económica” mas no “jurídica” es la de trasladar la cuota vía costos, situación ésta que no es la que se pretende con la implantación del impuesto.
En todo caso, debe existir coherencia en toda ley tributaria, en cuya base debe aparecer necesariamente el principio de capacidad contributiva como elemento fundamental de interpretación. Para las personas que hacen vida económica en Venezuela, pueden resultar exageradas las exigencias contempladas en la providencia Nº 0257, pero son las que van a permitir darle el carácter legal a la factura; y existen en aras a la prevención del fraude o evasión fiscal. Estos contribuyentes están obligados, de acuerdo al ámbito de aplicación a cumplir con los Deberes Formales expresados en el Artículo 145 del Código Orgánico Tributario, donde se encuentra, el emitir las facturas y documentos exigidos por las leyes tributarias especiales; tomando en cuenta que la elaboración de estos, debe estar a cargo de imprentas autorizadas y la emisión de facturas y otros documentos, se debe hacer a través de maquinas fiscales aptas.
Reseña de las Normas Generales que han regulado la Elaboración y Emisión de las Facturas y otros documentos en Venezuela
La Resolución Nº 320 de fecha 28 de Diciembre de 1999, a esta se le pretendió sustituir con la Providencia Administrativa Nº 0421 que establecía las Normas
Generales de Emisión y elaboración de Facturas y otros Documentos, publicada en Gaceta Oficial Nº 38.548 de fecha 23 de Octubre de 2006, la cual nunca entro en vigencia, debido a diversas consideraciones presentadas por el Ministerio del Poder Popular para las Finanzas en la Resolución Nº 1.891, publicada en Gaceta Oficial Nº 38.659 de fecha 9 de Abril de 2007. Luego de efectuar, las modificaciones pertinentes al planteamiento hecho dentro de la Providencia Administrativa Nº 0421; esta se convirtió en dos instrumentos normativos del Régimen de Facturación Venezolano las Providencias Administrativas Nº 0591 y Nº 0592.
Finalmente, el 19 de agosto de 2008 fue publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 38.997, la Providencia Administrativa Nº SNAT/2008-0257, dictada por la Superintendencia Nacional Aduanera y Tributaria del Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT), que establece las Normas Generales de Emisión de Facturas y Otros Documentos, que deroga la Providencia Administrativa Nº 0591, dictada por el SENIAT, que regulaba la misma materia; y el artículo 12 de la Providencia Administrativa Nº 0592, también dictada por el SENIAT, que establece las Normas Relativas a Imprentas y Máquinas Fiscales para la Elaboración de Facturas y Otros Documentos, dicho Artículo expresaba que en los casos en que un emisor cambie de imprenta autorizada, la nueva imprenta no podrá elaborar facturas y otros documentos, hasta tanto el emisor haya notificado tal situación al SENIAT y a esperar la publicación de la notificación en el Portal Fiscal de la Administración Tributaria (http://www.seniat.gob.ve/) para proceder a la nueva impresión.
En este sentido, la Providencia Nº 0257 modifica formalmente su ámbito de aplicación respecto de lo previsto por la Providencia Nº 0591, cuando mediante una redacción más sencilla del Artículo 2 aclara expresamente que el régimen de facturación allí previsto es aplicable a todos los tributos nacionales administrados por el SENIAT, sin distinción de tipo, para los sujetos descritos en el Artículo 3 de la Providencia: personas jurídicas y entidades económicas sin personalidad jurídica; personas naturales con ingresos anuales superiores a 1.500 unidades tributarias; personas naturales con ingresos anuales iguales o inferiores a 1.500 unidades tributarias, cuando las facturas sean empleadas como prueba del gasto a los fines de la determinación del impuesto sobre la renta para el adquirente, siendo que en el caso contrario las facturas deberán emitirse conforme a lo previsto en la Providencia Administrativa Nº 1.677, que regula las formalidades de facturación para contribuyentes formales del impuesto al valor agregado, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 37.661 del 31 de marzo de 2003.
Así mismo, la Providencia Nº 0257 elimina la prohibición de la Providencia Nº 0591 respecto de la emisión de facturas sobre formas libres de forma mecánica, manteniéndose dicha prohibición para el empleo de medios manuales para el llenado de dichas formas libres.
Por otra parte, la Providencia Nº 0257 elimina una polémica prohibición contenida en la Providencia Nº 0591, en lo relativo al empleo de más de un medio de facturación en los casos de sujetos obligados al uso de formatos elaborados por imprentas autorizadas, antiguo Artículo 9 de esta última. Asimismo, los sujetos obligados al empleo de máquinas fiscales podrán emitir sus facturas y otros comprobantes mediante formatos elaborados por imprentas autorizadas en el caso que la máquina fiscal no sea capaz de imprimir el nombre y número de Registro de Información Fiscal (RIF) del adquirente, y el comprobante sea utilizado por éste como prueba del gasto a los fines de su deducción en el impuesto sobre la renta o la operación se realice entre contribuyentes ordinarios del impuesto al valor agregado. A esta última disposición se agrega el supuesto en que el adquirente requiera del emisor de la factura o documento equivalente más de una copia del comprobante respectivo.
En lo atinente a los requisitos que deben cumplir las facturas y otros comprobantes en el momento de su emisión por los contribuyentes ordinarios del Impuesto al Valor Agregado, la Providencia Nº 0257 señala que, en el caso de facturar la venta de un bien o la prestación de un servicio no gravado –esto es, no sujeto- al Impuesto al Valor Agregado, debe colocarse al lado de su precio de venta la leyenda “(E)”, antes únicamente reservado para las operaciones exentas o exoneradas del impuesto al valor agregado; asimismo, es necesario reflejar el número de control de la factura que soporta la operación al momento de la emisión de notas de débito o de crédito, en caso que aquella haya sido emitida sobre un formato o sobre una forma libre elaboradas por imprentas autorizadas. Ya no es obligatorio incluir las condiciones de pago en la factura; describir el bien enajenado o el servicio prestado en un espacio máximo de 5 líneas; y la mención “facturas de exportación” en los casos de exportación de bienes o servicios, bastando la referencia a la denominación “Factura”.
En el caso de las facturas emitidas por cuenta de terceros, la Providencia Nº 0257 agrega toda una serie de requisitos adicionales, no exigidos previamente por la Providencia Nº 0591 para su emisión, a saber: nombre o razón social y número de RIF del tercero; descripción de la venta del bien o de la prestación del servicio, con indicación de la cantidad y monto, y si el bien o servicio están exentos, exonerados o no sujetos al impuesto al valor agregado, entonces deberá colocarse la leyenda “(E)” a su lado; especificación del monto total de la base imponible del Impuesto al Valor Agregado, de ser el caso, discriminada según la alícuota, indicando el porcentaje aplicable, así como el monto total exento o exonerado; especificación del monto total del Impuesto al Valor Agregado discriminado según la alícuota aplicable en cada caso, e indicando el porcentaje aplicable; (v) indicación del valor total de la venta de los bienes o de la prestación del servicio o de la suma de ambos, si corresponde; y (vi) en el caso de operaciones gravadas con el Impuesto al Valor Agregado, cuya contraprestación haya sido expresada en moneda extranjera, equivalente a la cantidad correspondiente en moneda nacional, deben constar ambas cantidades en la factura, con indicación del monto total y del tipo de cambio aplicable. En este caso, el emisor deberá entregar una copia certificada de la factura a los sujetos a favor de quienes se emite dentro de los 5 días siguientes a su emisión, Artículo 31 de la Providencia Nº 0257.
Ahora bien, en los casos de facturas emitidas en el extranjero por personas no residentes, la Providencia Nº 0257 indica que estos documentos deben cumplir con lo señalado en la legislación aduanera, en caso que la operación respectiva implique la importación de bienes.
En las disposiciones comunes a la emisión de facturas y otros documentos, es innovador respecto del régimen previsto en la Providencia Nº 0591 la supresión de la referencia que contenía dicha Providencia, en cuanto a que las facturas emitidas en distintas áreas de un mismo establecimiento; en más de un establecimiento o sucursal; o fuera del establecimiento, siempre que el emisor carezca de sistemas centralizados de facturación, deban utilizarse por cada área o por cada establecimiento o sucursal, manteniéndose la obligación de imprimir tales comprobantes por series que deben mantener una numeración consecutiva y única.
Desde el punto de vista de los requisitos preimpresos de las facturas y otros documentos equivalentes, la Providencia Nº 0257 presenta las siguientes innovaciones, respecto de la regulación anterior contenida en la Providencia Nº 0591: para las facturas que se emitan manual o mecánicamente, es necesario –cuando corresponda- colocar la palabra “serie” y los caracteres que las identifiquen y diferencien (letras, números); es obligatorio que las formas libres no incluyan preimpresa la mención “Factura” u otra semejante; por ultimo, la Providencia Nº 0257 omite expresamente la referencia contenida en la Providencia Nº 0591 respecto de la posibilidad de empleo de los formatos de facturas incluidos en el Web Site del SENIAT.

Autor:
Dra. Verushka Alfonzo
Distribuidora Aveirense, C. A.
A los 29 días del mes de Mayo de 2013

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